0Tổng quan quy trình
Một giải cầu lông phong trào quy mô 100-300 VĐV thường cần 4-6 tuần chuẩn bị. Mốc dưới đây tính theo ngày khai mạc (D).
D-45 → D-30
Chuẩn bị
Chốt quy mô, địa điểm, ngân sách, điều lệ, tài trợ, nhân sự
D-30 → D-7
Mở đăng ký
Dựng giải trên hệ thống, đăng link, duyệt đơn, thu lệ phí
D-7 → D-2
Chốt & bốc thăm
Khóa danh sách, chia hạt giống, bốc thăm, công bố lịch
D
Thi đấu
Check-in, gọi VĐV, cập nhật tỷ số, xử lý sự cố, trao giải
D+1 → D+7
Tổng kết
Quyết toán, công bố kết quả, ảnh, rút kinh nghiệm
Quy tắc vàng: mọi thay đổi sau khi đã công bố lịch (đổi giờ, đổi sân, đổi thể thức) đều gây rối hơn nhiều so với việc chốt kỹ từ đầu. Dành thời gian cho phần 1 và 2 trước khi mở đăng ký.
1Chuẩn bị giải
Những quyết định phải có trước khi mở đăng ký.
1.1 Xác định mục tiêu và quy mô
- Mục tiêu: giao lưu phong trào, giải CLB, giải có xếp hạng hay giải thương hiệu? Mục tiêu quyết định thể thức, mức lệ phí và quy mô tài trợ.
- Đối tượng: phân theo trình độ (yếu / trung bình / khá / cao), theo độ tuổi (U15, U19, 35+, 45+), theo giới. Phân trình độ rõ ràng là yếu tố quyết định giải có "công bằng" hay không.
- Quy mô: số nội dung, số đội dự kiến mỗi nội dung. Nên ước thấp hơn thực tế 10-15% để không bị quá tải sân.
1.2 Địa điểm và sân bãi
- Chọn nhà thi đấu có đủ số sân, sàn chuyên dụng, ánh sáng không chói, trần cao tối thiểu 9 m, có khu khán giả và bãi gửi xe.
- Hỏi rõ: giá thuê theo giờ hay theo ngày, có tính phí điện/điều hòa không, giờ vào dựng sân, giờ phải trả sân, chính sách hủy khi mưa bão.
- Mỗi sân cần: 1 bàn + 2 ghế trọng tài, 1 bảng điểm hoặc màn hình tỷ số, khu ghế VĐV chờ, 1 thùng cầu. Chừa lối đi giữa các sân tối thiểu 2 m.
- Có sân dự phòng và khu khởi động. Thiếu khu khởi động là nguyên nhân lớn gây trễ lịch.
1.3 Ngân sách
| Khoản | Hạng mục thường gặp | Cách ước tính |
|---|---|---|
| Chi - sân bãi | Thuê nhà thi đấu, điện, điều hòa, vệ sinh | Giá/giờ × số sân × số giờ thực tế (cộng 20% dự phòng) |
| Chi - vật tư | Cầu thi đấu, lưới/cột, bảng điểm, bàn ghế trọng tài, banner, băng rôn | Cầu: khoảng 1 ống cho 2-3 trận (tùy trình độ) |
| Chi - nhân sự | Trọng tài, giám sát, MC, y tế, an ninh, tình nguyện viên | Số trọng tài ≈ số sân × 2 (luân phiên) |
| Chi - giải thưởng | Tiền/hiện vật, cúp, huy chương, giấy chứng nhận | Thường 30-45% tổng thu lệ phí |
| Chi - khác | In ấn, nước uống, truyền thông, bảo hiểm, phát sinh | Dự phòng 10% |
| Thu | Lệ phí đăng ký, tài trợ, bán vé/đồ lưu niệm | Lệ phí × số đội (chỉ tính đội đã đóng phí) |
Hệ thống chỉ ghi nhận trạng thái "Đã đóng / Chưa đóng phí" của từng đội, không tự loại đội chưa đóng khỏi bốc thăm. Hãy thống nhất hạn đóng phí với VĐV ngay từ điều lệ và xóa các đội chưa đóng phí khỏi danh sách trước khi bốc thăm.
1.4 Điều lệ giải
Điều lệ là "hợp đồng" giữa BTC và VĐV. Ghi vào mục Mô tả / điều lệ của giải trên hệ thống để hiện ở trang công khai. Tối thiểu cần có:
- Tên giải, thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức, thông tin liên hệ.
- Các nội dung thi đấu, điều kiện từng nội dung (độ tuổi, trình độ, giới tính, hạn chế VĐV chuyên nghiệp).
- Thể thức: loại trực tiếp hay vòng bảng; luật từng vòng (số set, điểm thắng, điểm chạm 30).
- Hạn chót đăng ký, lệ phí, cách nộp, chính sách hoàn phí khi VĐV bỏ cuộc.
- Cách xếp hạt giống và bốc thăm (công khai, có người chứng kiến).
- Quy định trang phục, cầu thi đấu, thời gian có mặt (thường 30 phút trước trận), xử thua khi vắng mặt (thường sau 10-15 phút gọi 3 lần).
- Giải thưởng, khiếu nại (nộp bằng văn bản, trong bao lâu, ai quyết định), bảo hiểm và trách nhiệm khi chấn thương.
1.5 Ban tổ chức: ai làm gì
| Vai trò | Nhiệm vụ chính |
|---|---|
| Trưởng ban | Quyết định cuối cùng, làm việc với địa điểm / nhà tài trợ, xử lý khiếu nại cấp cao |
| Thư ký / điều hành giải | Giữ dữ liệu trên hệ thống: nhận đăng ký, bốc thăm, xếp lịch, công bố kết quả |
| Trọng tài trưởng | Phân công trọng tài, giải thích luật, xử lý tranh chấp tại sân |
| Tổ check-in | Đối chiếu CCCD / danh sách, nhận lệ phí còn thiếu, phát số báo danh |
| Tổ điều phối sân | Gọi VĐV, đưa cầu mới, báo trận kế tiếp, giữ nhịp sân |
| Y tế & hậu cần | Sơ cứu, nước uống, vệ sinh sân, khu khởi động |
| Truyền thông | Đăng bài, livestream, chụp ảnh, MC |
Giải nhỏ có thể kiêm nhiệm, nhưng luôn tách riêng người giữ dữ liệu (thư ký) khỏi người xử lý tranh chấp. Một người vừa gõ kết quả vừa cãi nhau với VĐV sẽ làm cả giải chậm lại.
2Tính số trận, số sân, thời lượng
Nhập quy mô một nội dung để biết cần bao nhiêu trận và thời gian. Cộng các nội dung lại để ra tổng thời lượng cả giải.
0
Tổng số trận
0
Trận vòng bảng
0
Trận loại trực tiếp
0
Giờ thi đấu (cộng 15% dự phòng)
- Loại trực tiếp: N đội có N-1 trận (thêm 1 trận nếu tranh hạng 3). Nếu số đội không phải lũy thừa của 2 (8, 16, 32...), một số đội được BYE (qua thẳng vòng 1). Hệ thống tự xếp BYE cho hạt giống.
- Vòng bảng: bảng n đội có n(n-1)/2 trận. Bảng 4 đội = 6 trận, bảng 3 đội = 3 trận. Vòng bảng công bằng hơn (mỗi đội đấu ít nhất 2-3 trận) nhưng tốn thời gian hơn.
- Giờ thi đấu thực tế dài hơn tính toán vì có trận kéo dài, VĐV đến trễ, đổi cầu. Đừng xếp kín 100% sân.
- Mỗi VĐV nên có ít nhất 20-30 phút nghỉ giữa 2 trận liên tiếp, đặc biệt VĐV đăng ký nhiều nội dung (đôi nam + đôi nam nữ).
3Dựng giải trên hệ thống
Các bước thực hiện trên tyso.vnslink.com. Người tổ chức chỉ thấy và sửa được giải do mình tạo.
- Có tài khoản người tổ chức Bạn tự đăng ký tại /DangKyToChuc (hoặc quản trị tạo hộ ở Thành viên → + Thêm người tổ chức). Tài khoản tự đăng ký phải được quản trị duyệt mới dùng được. Sau khi duyệt, bạn đăng nhập tại /TySo, hệ thống đưa thẳng vào danh sách giải của bạn. Chưa có tài khoản thì đăng ký làm người tổ chức; quản trị duyệt xong bạn mới đăng nhập và tạo giải được.
- Tạo giải Vào Giải đấu → + Thêm giải đấu. Điền tên giải, ngày bắt đầu / kết thúc, địa điểm, link Google Maps (VĐV bấm là chỉ đường), mô tả / điều lệ. Đường dẫn trang giải bỏ trống sẽ tự tạo từ tên; link công khai có dạng tyso.vnslink.com/ten-giai. Đổi đường dẫn về sau vẫn giữ link cũ chuyển hướng nên không gãy link đã chia sẻ.
- Tạo các nội dung thi đấu
Sau khi lưu giải, hệ thống chuyển sang màn Nội dung. Mỗi nội dung gồm:
- Hình thức: đơn nam, đơn nữ, đôi nam, đôi nữ, đôi nam nữ (hệ thống tự biết mỗi đội cần mấy nam, mấy nữ).
- Trình độ / phân loại: dùng để xếp hạng VĐV theo nhóm. Tên nội dung bỏ trống sẽ tự ghép, ví dụ "Đôi nam - Khá".
- Lệ phí mỗi đội (đồng).
- Thể thức: Loại trực tiếp, Vòng bảng → Tứ kết → Bán kết → Chung kết hoặc Vòng bảng → Bán kết → Chung kết; nếu có vòng bảng chọn số bảng (2-16).
- Kiểu bốc thăm: Bốc từng vị trí (hồi hộp, hợp khi bốc thăm trực tiếp trước VĐV) hoặc Bốc 1 lần ra luôn.
- Có trận tranh hạng 3 hay không.
- Luật từng vòng: số set, điểm thắng, điểm chạm. Ví dụ vòng sớm 1 set 21 điểm để tiết kiệm thời gian, bán kết / chung kết 3 set. Luật này dùng thẳng cho bảng tỷ số của trọng tài.
- Mở đăng ký online Vào Giải đấu → Sửa, kéo xuống mục Đăng ký thi đấu online: chọn Mở, đặt hạn chót và ghi thông tin nộp lệ phí / điều kiện (số tài khoản, nội dung chuyển khoản, giấy tờ cần mang). Sau đó gửi link đăng ký tyso.vnslink.com/DangKy/ten-giai vào nhóm Zalo / Facebook / poster. Nút "Đăng ký thi đấu" cũng tự hiện ở trang giải và trang chủ.
- Duyệt đơn đăng ký Mỗi giải có nút Đơn đăng ký (hiện số đơn đang chờ). Xem từng đơn: nội dung, CLB, VĐV, người liên hệ. Bấm Duyệt để biến đơn thành đội chính thức của nội dung, hoặc Từ chối kèm lý do. Đơn đã xử lý không đổi lại được; nội dung đã bốc thăm thì không thêm đội được nữa.
- Quản lý danh sách đội
Ở màn Nội dung → Đăng ký VĐV bạn có thể:
- Nhập tay đội đăng ký trực tiếp (gõ tên để tìm VĐV có sẵn, hoặc + VĐV chưa có trong hệ thống).
- Gán hạt giống (1, 2, 3...; 0 là không hạt giống). Hạt giống được rải xa nhau để không gặp sớm.
- Bấm Chưa đóng phí / Đã đóng phí mỗi khi nhận hoặc đối chiếu tiền. Phần tóm tắt cho biết đã thu bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu.
- Hệ thống cảnh báo khi hai VĐV trùng tên; nếu thực tế là hai người khác nhau, bấm Tách thành VĐV riêng để không bị gộp nhầm thành tích.
Lưu ý quyền hạn: bạn chỉ thao tác được trên giải của chính mình. Phần Vận động viên chung, trình độ, cách tính điểm, bảng xếp hạng toàn hệ thống do quản trị hệ thống phụ trách. Nếu cần chỉnh các phần này, nhờ quản trị.
4Nhận đăng ký và thu lệ phí
Cách vận hành giai đoạn mở đăng ký để danh sách sạch và đúng hạn.
- Truyền thông sớm, nhắc nhiều lần: đăng ở D-30, nhắc ở D-14, D-7 và 48 giờ trước hạn chót. Phần lớn VĐV đăng ký sát hạn.
- Duyệt đơn trong ngày: VĐV rất muốn biết mình đã được nhận hay chưa. Đơn chờ lâu dễ bị gửi lại, hệ thống chặn gửi trùng nhưng vẫn nên trả lời nhanh.
- Xác nhận qua điện thoại / Zalo số liên hệ ghi trên đơn trước khi duyệt, nhất là với đơn đôi (đảm bảo cả hai người đồng ý).
- Kiểm tra trình độ: nội dung có giới hạn trình độ thì đối chiếu thành tích. Từ chối kèm lý do rõ ràng, lịch sự.
- Thu lệ phí: yêu cầu nội dung chuyển khoản ghi rõ "Tên VĐV - Nội dung". Đối chiếu sao kê mỗi ngày và bấm Đã đóng phí ngay, đừng dồn đến sát giờ.
- Hạn chót nên cứng: hết hạn hệ thống tự đóng form, người đến sau phải xin BTC. Chỉ gia hạn khi thật cần và thông báo công khai.
- Đủ hay thiếu đội: nội dung dưới 4 đội nên gộp hoặc hủy (báo hoàn phí), nội dung quá đông cân nhắc chia trình độ hoặc dùng vòng bảng.
Có thể đóng đăng ký từng phần: nội dung đã bốc thăm tự không nhận đăng ký nữa (không còn hiện trong form), các nội dung khác vẫn mở bình thường.
5Chốt danh sách, bốc thăm, tạo trận
Giai đoạn quan trọng nhất về tính công bằng. Làm công khai và có biên bản.
- Chốt danh sách Sau hạn chót, rà lần cuối: đủ lệ phí chưa, đội nào xin rút, ai trùng tên, hạt giống đã đúng chưa. Sau khi bốc thăm xong, danh sách đăng ký của nội dung bị khóa (không sửa / xóa / thêm đội được nữa), nên chốt kỹ trước.
- Bốc thăm Vào Nội dung → Bốc thăm. Mọi đội đang có trong danh sách đăng ký đều được đưa vào (hệ thống không tự lọc theo lệ phí), vì vậy hãy xóa đội chưa đóng phí hoặc rút lui trước. Hạt giống đặt vào các vị trí cố định xa nhau; các đội còn lại bốc ngẫu nhiên. Với vòng bảng, hệ thống chia đều đội vào các bảng và tránh đội cùng CLB gặp nhau sớm khi có thể. Có thể chiếu màn hình lên cho mọi người cùng xem.
- Chốt & tạo trận đấu Bấm Chốt & tạo trận đấu để sinh toàn bộ cặp đấu. Từ đây nội dung đã khóa. Xem tại Nội dung → Trận đấu.
- Vòng bảng: chốt đội đi tiếp Khi mọi trận vòng bảng đã có kết quả, vào Bảng xếp hạng, chọn đi tiếp 1 đội (nhất bảng) hoặc 2 đội (nhất + nhì) rồi bấm Chốt đội đi tiếp & sinh nhánh. Hệ thống tự dựng vòng loại trực tiếp từ các đội đi tiếp. Nếu còn trận chưa có kết quả, hệ thống không cho chốt.
- Công bố lịch Trang giải công khai có sẵn tab Lịch thi đấu, Sơ đồ thi đấu, Kết quả. Gửi link cho VĐV để họ tự xem giờ đấu của mình.
Xếp lịch (giờ, sân) bạn lên kế hoạch riêng theo phần 2. Ưu tiên: trận của VĐV đánh nhiều nội dung phải cách nhau đủ nghỉ; bán kết / chung kết dồn vào cuối buổi, sân chính; trận có hạt giống xếp rải đều để khán giả có cái xem suốt ngày.
6Vận hành ngày thi đấu
Một ngày thi đấu trơn tru là kết quả của kịch bản chi tiết và phân vai rõ ràng.
6.1 Trước giờ khai mạc
- Có mặt sớm 2-3 giờ: kiểm tra sân, lưới, chiều cao lưới (1,55 m ở mép, 1,524 m ở giữa), ánh sáng, điều hòa, nhà vệ sinh.
- Dựng bàn check-in ở cửa: đối chiếu CCCD với danh sách, thu phí còn thiếu, phát số báo danh / dây đeo, thông báo giờ thi đấu và sân.
- Họp trọng tài và điều phối sân 30 phút trước giờ bắt đầu: nhắc luật áp dụng, quy trình ghi điểm, cách gọi VĐV, quyền hạn xử lý.
- Mỗi sân một người phụ trách có danh sách trận của sân đó (in sẵn, đề phòng mất mạng).
6.2 Cập nhật tỷ số bằng hệ thống
- Tạo bảng tỷ số cho trận Ở màn Nội dung → Trận đấu, bấm Tạo bảng tỷ số cho từng trận khi hai đội đã xác định (trận chưa đủ 2 đội sẽ báo chưa tạo được; trận BYE không cần thi đấu). Luật set / điểm lấy theo vòng đã cấu hình.
- Đưa link cho trọng tài Mỗi trận có nút Cập nhật tỷ số (link riêng kèm mã điều khiển, mở trên điện thoại của trọng tài) và nút Xem (bảng tỷ số để chiếu lên màn hình / đưa vào OBS khi livestream). Gửi link vào nhóm trọng tài; trọng tài chỉ cần bấm cộng điểm.
- Khán giả xem trực tiếp Trang /Livescore hiển thị mọi trận đang đấu, có thể lọc theo giải. Tỷ số cập nhật tức thì, không cần tải lại trang.
- Kết quả tự về bảng xếp hạng Trận kết thúc, kết quả hiện ở tab Kết quả và Sơ đồ thi đấu của trang giải. Với nhánh loại trực tiếp, trận vòng sau chỉ tạo được bảng tỷ số khi đã xác định đủ 2 đội.
Làm trước một lần thử với trận giả (một người tự đóng vai trọng tài) để chắc chắn điện thoại, mạng wifi / 4G và màn hình hoạt động. Luôn chuẩn bị bản ghi điểm giấy cho mỗi sân phòng khi mất mạng, nhập bù sau.
6.3 Nhịp điều hành trong ngày
- Gọi VĐV 2-3 trận trước khi đến lượt (không chờ đến phút chót), gọi 3 lần cách nhau 1-2 phút, hết thời gian chờ quy định thì xử thua.
- Trọng tài trưởng báo thư ký mỗi khi trận có sự cố (chấn thương, đổi cầu, tranh cãi) để thư ký điều chỉnh lịch.
- Cuối mỗi khung giờ, thư ký chụp lại sơ đồ thi đấu, công bố trên nhóm để mọi người biết trận kế tiếp.
- Nghỉ trưa có kế hoạch (30-45 phút), cung cấp nước và chỗ nghỉ cho VĐV, trọng tài.
6.4 Chung kết và trao giải
- Dồn chung kết vào sân chính, giờ cố định, thông báo trước để khán giả và nhà tài trợ có mặt.
- Chuẩn bị sẵn cúp, huy chương, bảng tên giải, phông chụp ảnh, danh sách đúng người nhận. Dùng tab Kết quả chung cuộc trên trang giải để đối chiếu hạng 1-2-3.
- Nhà tài trợ và khách mời phát giải, MC đọc đúng tên (kiểm tra cách phát âm trước).
7Tổng kết sau giải
Phần hay bị bỏ quên nhưng quyết định uy tín của lần tổ chức sau.
- Kiểm tra kết quả trên hệ thống: mọi trận đã có kết quả, hạng chung cuộc đúng. Sửa ngay nếu nhập nhầm trong vòng 24 giờ.
- Công bố kết quả chính thức: đăng link trang giải (tab Kết quả chung cuộc), bảng xếp hạng VĐV, ảnh chụp trao giải.
- Quyết toán: tổng thu (lệ phí đã đóng + tài trợ), tổng chi từng hạng mục, chênh lệch. Công khai nếu điều lệ có cam kết.
- Hoàn tiền / xử lý công nợ với VĐV, nhà cung cấp trong thời hạn đã hứa.
- Khảo sát nhanh VĐV và trọng tài: điều gì tốt, điều gì cần sửa (lịch, sân, trọng tài, ăn uống).
- Họp rút kinh nghiệm trong tuần đầu và lưu lại checklist đã điều chỉnh để dùng cho giải sau.
8Tình huống hay gặp
Cách xử lý đã được kiểm chứng, bấm vào từng mục để xem.
VĐV xin rút sau khi đã bốc thăm
Theo điều lệ: xử thua đối thủ vòng đầu tiên chưa đánh, đối thủ được qua thẳng. Báo đối thủ biết để họ không phải đến sớm. Hoàn phí hay không tùy điều lệ đã công bố. Hệ thống không cho sửa danh sách sau khi khóa nên việc này xử lý bằng kết quả trận (thua do bỏ cuộc).
Đội thiếu một VĐV vào phút chót (đôi)
Chỉ cho đổi người nếu điều lệ cho phép và trước khi trận đầu của đội bắt đầu; yêu cầu người thay có trình độ tương đương và được đối thủ / BTC đồng ý. Nếu không, xử thua. Ghi biên bản.
Hai VĐV trùng tên bị hệ thống gom làm một
Ở màn Đăng ký VĐV, mục cảnh báo "đang trùng tên với người khác" có nút Tách thành VĐV riêng. Làm trước khi giải kết thúc để thành tích và xếp hạng không bị nhập lẫn.
Nội dung có quá ít hoặc số đội lẻ
Số đội lẻ trong loại trực tiếp: hệ thống tự cho BYE (qua thẳng) cho hạt giống. Quá ít đội (dưới 4): gộp trình độ gần nhau hoặc hủy nội dung, báo hoàn phí. Có thể chuyển sang vòng bảng 3-4 đội để mỗi đội có ít nhất 2 trận.
Lịch bị trễ nhiều
Chuyển các trận vòng đầu sang 1 set (nếu điều lệ cho phép), tăng số sân khởi động, siết thời gian chờ VĐV, nhắc điều phối gọi sớm. Tuyệt đối không đổi luật trận đang đánh dở.
Mất mạng hoặc điện thoại trọng tài hết pin
Chuyển sang ghi điểm giấy, nhập bù vào hệ thống khi có mạng. Mỗi sân nên có 1 điện thoại dự phòng và sạc dự phòng; link Cập nhật tỷ số mở được trên máy khác.
VĐV khiếu nại kết quả
Nhận khiếu nại bằng văn bản tại bàn BTC ngay sau trận (thường trong 10-15 phút), trọng tài trưởng và trưởng ban xem xét, trả lời tại chỗ. Quyết định cuối cùng là của trưởng ban, ghi lại biên bản.
VĐV chấn thương
Tổ y tế đánh giá tại chỗ. Cho nghỉ tối đa theo luật (thường 5 phút); không đấu tiếp được thì xử thua do bỏ cuộc. Ghi lại để xử lý bảo hiểm nếu có.
Người tổ chức khác không nhìn thấy giải của tôi
Đúng thiết kế: mỗi người tổ chức chỉ thấy giải do mình tạo. Muốn người khác cùng quản lý, nhờ quản trị hệ thống chuyển chủ giải sang tài khoản phù hợp.
9Checklist theo mốc thời gian
Tick để theo dõi tiến độ (lưu ngay trên trình duyệt này). In trang này để có bản giấy.
Hoàn thành 0 / 0
D-45 → D-30: Chuẩn bị
D-30 → D-7: Mở đăng ký
D-7 → D-2: Chốt và bốc thăm
D: Ngày thi đấu
D+1 → D+7: Tổng kết
★Đăng ký thi đấu
Các giải đang nhận đăng ký online. Chọn giải, điền thông tin vận động viên và gửi đơn, ban tổ chức sẽ duyệt.
[TEST] Giải cầu lông phong trào
📅 15/11/2026 · 📍 Nhà thi đấu Phú Thọ, TP.HCM
Hạn chót đăng ký: 10/11/2026
Hạn chót đăng ký: 10/11/2026
Dành cho vận động viên: chuẩn bị sẵn họ tên đầy đủ, số điện thoại (cả đồng đội nếu đánh đôi), ngày sinh và CCCD. Sau khi gửi đơn bạn nhận mã đơn; nhớ nộp lệ phí theo hướng dẫn trên trang đăng ký. Ban tổ chức có thể loại những đội chưa đóng lệ phí đúng hạn.